Análisis de Valor Ganado (EVA)

En esta oportunidad, conoceremos un poco más acerca de uno de los métodos más efectivos para medir el estado de los proyectos: El Análisis de Valor Ganado (EVA - Earned Value Analysis por sus siglas en Inglés), en el que aplicamos los conceptos de la llamada Gestión del Valor Ganado, (EVM - Earned Value Management). Lo mejor de estos conceptos es que se pueden monitorear las variables de alcance, tiempo y costo de los proyectos.

Comencemos entonces por decir que existen varios métodos para medir el estado de los proyectos. Así, por ejemplo, hay empresas que utilizan el sistema de los llamados "semáforos":

• Verde: si todo está bien o terminado;
• Amarillo: si hay algo que se debe tomar en consideración;
• Rojo: si algo está mal.

Otras empresas simplemente usan lo que yo llamo en "Bien... bien" o el "Y... más o menos". Esto es, que al momento de recibir la pregunta típica: "¿Cómo están tus proyectos?", el Director de Proyectos responde: "Y... más o menos". Probablemente, en este punto estés pensando que también a tí te ha pasado esto.

Otras organizaciones utilizan técnicas como las: 50-50; 80-20; 100-0.

Como podrá notarse, muchas de estas técnicas tienen en su mayoría un alto grado de subjetividad; muchos factores pueden influenciar en las apreciaciones e interpretaciones de los resultados; se trata de crear un ambiente de tranquilidad (todo "Verde") en los reportes y de repente, todo puede cambiar sin entender por qué (todo "Rojo") debido a que no se hicieron pronósticos adecuados del estado futuro de los proyectos. En fin, puede haber algunas complicaciones asociadas con las mismas.

Frente a esto, una excelente opción es utilizar el EVA - Análisis de Valor Ganado. Este método permite evaluar el desempeño o la salud del proyecto considerando el alcance, el tiempo y el costo.

Bien, sé que puede ser un más complejo de lo que parece, sin embargo, trataré de hacerlo un poco más sencillo con un pequeño ejemplo:

Imaginemos que tenemos que hacer un sitio web que tiene 5 secciones y su presupuesto es de $100.000. El plan dice que cada sección se demora 1 mes en su desarrollo y cuesta $20.000; Las secciones se harán en forma secuencial por lo que tenemos que entregar el sitio web en 5 meses.

Estamos al final del mes 3 y queremos evaluar cómo está nuestro proyecto. Hasta este punto, hemos realizado un 45% del proyecto (ver "EV" más adelante) y hemos gastado ya $80.000 (ver "AC" más adelante).

Con estos datos veamos algunos datos y fórmulas de EVM que nos podrían ayudar a saber cómo estamos en el proyecto:

(NOTA IMPORTANTE: Para este ejemplo, utilizaremos las siglas en inglés y sus nombres en español, como se está acostumbrando a hacer. También preferimos quitar el signo de $ para algunos puntos a continuación, con el objetivo de hacer más fácil la interpretación.)

• BAC: Presupuesto al Completar: $100.000
  Es nuestro presupuesto para todo el proyecto como está planificado hasta este momento.
   
• PV: Valor Planificado: 60.000
  Es lo que deberíamos haber gastado y/o realizado hasta el momento, por eso, y para este ejercicio he preferido quitarle el signo del $. En este caso, hasta el final del mes 3, deberíamos haber completado 3 actividades de $20.000 cada una.
   
• EV: Valor Ganado: 45.000
  Es lo que realmente hemos realizado hasta el momento.
   
• AC: Costo Actual: $80.000
  Es lo que realmente nos hemos gastado hasta el momento, para hacer lo que hemos realizado.

Con estos datos, podemos aplicar entonces las siguientes fórmulas:

• CV: Variación de Costo: EV - AC = -35.000
• CPI: Índice de Desempeño del Costo: EV / AC = 0,56

Con estos resultados podemos saber que: Al ser la variación negativa, estamos gastando más dinero del que deberíamos; en otras palabras, el índice de desempeño en este caso nos dice que el nivel de eficiencia en costos está en el 56%.

• SV: Variación de Cronograma: EV - PV = -15.000
• SPI: Índice de Desempeño del Cronograma: EV / PV = 0,75

Con estos resultados podemos saber también que: Al ser la variación negativa, estamos atrasados en nuestro proyecto; y el índice de desempeño en este caso nos dice que el nivel de eficiencia en el cronograma está en el 75%.

Interesantes datos, sin embargo ¿Si seguimos así, cuánto nos terminará costando el proyecto? Para esto tenemos una fórmula adicional:

• EAC: Estimación al completar: BAC / CPI = $177.778

Esto significa que, de seguir trabajando al ritmo que llevamos, en un entorno normal el proyecto en vez de terminar costándonos $100.000, nos terminaría costando $177.778

Como podemos ver, a través de la aplicación de una serie de parámetros, podemos llevar un control más objetivo de un proyecto. Ahora bien, tengamos cuidado porque lo que hemos visto es lo más sencillo del EVA... hay una gran cantidad de fórmulas adicionales que pueden ser aplicadas en otros escenarios.

En Konsutera somos expertos en definiciones, implementaciones y socializaciones de buenas prácticas en proyectos; PMOs y mentoring de Directores de Proyectos. Escríbenos a info@konsutera.com para solicitar más información.

Déjanos saber cuáles son tus problemas en dirección de proyectos y nosotros trataremos de ayudarte a solucionarlos.

Mario Santos, Msc, PMP®