Mucho se ha hablado de cómo mejorar la gestión de proyectos. En esta ocasión reforzaremos el tema con tres consejos interesantes para poder manejar mejor tus proyectos.
- Entiende a tu cliente o patrocinador: Si bien parece sencillo de mencionar, en muchas ocasiones esto es un gran problema. Muchas veces los clientes o patrocinadores saben lo que quieren (objetivo estratégico), pero se pierden en el cómo conseguirlo (proyecto). En otras ocasiones, no saben muy bien lo que quieren (objetivo estratégico), pero inventan un “algo” que suena bien y quieren hacerlo (proyecto).
Un buen director de proyectos debería tener la habilidad de entender hacia dónde va el requerimiento del cliente y ayudarlo a definir el mejor camino para conseguir la meta. Un ejemplo que utilizo constantemente en mis seminarios, lo aprendí cuando estudiaba publicidad: “Una persona quiere un cuadro colgado en una pared, no un clavo pegado en la pared”, por ende, el director de proyectos debería entender que su actividad no consiste únicamente en “poner un clavo en una pared”. Un buen director de proyectos debería entender que el cliente o patrocinador está esperando un “cuadro colgado en la pared” y así cumplir con la meta a la que apunta el realmente proyecto.
- Define el alcance del proyecto y hazlo conocer a todos los participantes: En este punto, he escuchado muchas versiones antagónicas. En un extremo dicen que se debe definir exactamente el alcance antes de empezar a trabajar. En el otro extremo, dicen que el alcance se irá definiendo a medida que vaya avanzando el proyecto. En el medio, pues hay miles de posturas que podrían presentarse.
Antes de tomar una postura u otra, vale la pena entender cuál es el objetivo estratégico que pretende cumplir el proyecto (ver consejo 1). Por ejemplo: El objetivo estratégico es iluminar una sala, o el objetivo estratégico es poner un foco. En el primer caso, sería entonces prudente ir avanzando en el desarrollo y especificación del alcance a medida que vayamos probando las mejores opciones de iluminación (atado esto a la planificación gradual y la elaboración progresiva). En el segundo caso, pues es más sencillo y sólo con poner un foco, que inclusive podría ubicarse en cualquier lugar de la habitación, se estaría cumpliendo con el objetivo.
Un buen director de proyectos es un asesor del cliente o patrocinador. Le ayuda a definir el alcance del proyecto ya sea desde un inicio, o a medida que va avanzando el proyecto. Es importante entonces que el director de proyectos comunique y socialice el alcance del proyecto entre los participantes o interesados. Con esto, por un lado, se alinea a todo interesado interno; y, por otro lado, se evitan incertidumbres en los interesados externos.
- Mantén motivado a tu equipo: La premisa es básica “sin gente no hay proyecto”. Como director de proyectos debes hacer que tu equipo te siga, respete y aprecie.
Una de mis áreas de especialización en dirección de proyectos, es realizar coaching vivencial en motivación, liderazgo, comunicación y demás soft skills (habilidades suaves). Es así como he podido enseñar y aprender de mis experiencias con las personas que he tenido la oportunidad de compartir algunos momentos.
La gente motivada es más productiva, es más feliz y más comprometida con su trabajo, con el equipo y con su líder. Existen varias formas para motivar a los equipos. Es importante conversar con las personas que trabajan contigo, tener contacto directo con ellas a fin de entender qué los motiva realmente, qué los hace crecer como profesionales y como seres humanos.
Los equipos están formados por personas que, así como uno espera algo de ellos en el proyecto, ellos también tienen sus expectativas, con relación al mismo. Es importante entonces definir mecanismos que permitan generar buenos ambientes de trabajo donde se permita que cada persona se sienta como una persona que, en su individualidad, es respetada y reconocida como parte de un grupo armónico.
Reconozco que puedo dar muchos más consejos. Hay mucha información disponible por ahí de cómo mejorar tu actividad como director de proyecto, sin embargo, por ahora, me quedo con estas tres recomendaciones sencillas que he podido descubrir a través de los años de experiencia real en dirección de proyectos. En otras oportunidades, por supuesto, te daré unos consejos más, ya que he aprendido que es importante compartir el conocimiento.
En Konsutera, somos expertos en compartir nuestras experiencias y conocimientos en áreas relacionadas con dirección de proyectos. Si deseas, puedes escribirnos a info@konsutera.com o revisar nuestro calendario de cursos para saber cómo podemos ayudarte y participar con nosotros en una nueva y espectacular forma de aprendizaje.
Espero que este tema haya sido de interés para ti. Nos vemos en una próxima oportunidad.
Mario Santos, Msc, PMP®
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