Para continuar con el artículo de la semana pasada (leerlo haciendo click aquí), los dos errores más comunes que faltan para completar la lista de 5, con algunas sugerencias para poder solucionarlos son:
- Inadecuada identificación y gestión de los interesados. Es muy extensa la lista de proyectos que conozco que han fracasado por no haber reconocido a los interesados (llamados "stakeholders" en inglés) y sus necesidades. Existen varias formas para establecer un registro de interesados y hacer una adecuada evaluación de los mismos. En este punto, es importante reconocer qué tipos de interesados se relacionan con el proyecto: quiénes son, qué quisieran relacionado con el proyecto, si son: internos, externos, positivos, negativos; con mucho poder, influencia o interés; con poco poder, influencia, interés; entre varios factores que podrían analizarse. Una vez definido los perfiles de los interesados, se puede entoces clasificarlos para desarrollar estrategias de gestión adecuadas. Para esto, se pueden utilizar una gran cantidad de matrices que permiten priorizar las accciones a definir en las estrategias. Entre otras, las matrices pueden ser "poder-interés", "influencia-interés", o matrices personalizadas que toman en cuenta los ejes que tendrán mayor impacto en el proyecto.
- Fallas en las comunicaciones. Si bien a este punto lo he dejado para el final, no deja de ser extremadamente importante. Existen entornos organizacionales en los que las comunicaciones son fluídas y abiertas. No hay barreras que bloqueen las comunicaciones verticales, horizontales, o inclusive externas. Es en estos ambientes donde las probabilidades de conseguir en éxito en los proyectos se eleva tremendamente.
Por otro lado, también se pueden encontrar entornos en los que las comunicaciones se manejan en formas completamente opuestas a las mencionadas anteriormente. En estas organizaciones se pueden escuchar frases como: "A mí no me hablan los empleados y yo no tengo por qué hablar con ellos"; "Por qué tengo que explicar lo que quiero del proyecto, si tú lo deberías saber"; "A mí nunca me dijeron que eso se haría así"; "El correo no me llegó; si me llegó, no lo leí; y si lo leí, pues no me acuerdo que decía". Es muy probable que tú también hayas escuchado esto, o te suene conocido.
Entonces, podemos estar de acuerdo en que gran parte del éxito de los proyecto está basado en la comunicación abierta, asertiva y franca. Adicionalmente, el conocer el lenguaje no verbal y su forma de codificación y decodificación ayuda mucho en los procesos de comunicación. Muchos de los mensajes que podemos percibir no están directamente expresados en palabras, sino que están codificados en gestos, movimientos, posturas corporales. Sobre este tema, te invito a leer otro artículo que tenemos en Konsutera, haciendo click aquí.
Para concluir, se deben fomentar los espacios de diálogo y entendimiento para que las personas se sientan tranquilas y puedan expresar sus opiniones en forma participativa.Todo esto enmarcado por un ambiente de respeto y considerando los valores y principios éticos de la organización y su gente.
Con esto, terminamos la revisión de los 5 errores más comunes en Dirección de Proyectos. Espero que las recomendaciones que hemos dado sean de utilidad. Y recuerda siempre que, así como la realidad, el entorno, o la naturaleza son cambiantes, los proyectos también lo son, por lo que no existe una píldora mágica que mezclada en un vasito de agua, pueda resolver todos los errores. El proceso de aprendizaje, prueba y error se da de forma diferente en cada organización.
En Konsutera somos expertos en definiciones, implementaciones y socializaciones de buenas prácticas en proyectos; PMOs y mentoring de Directores de Proyectos. Escríbenos a info@konsutera.com para solicitar más información.
Déjanos saber cuáles son tus problemas en dirección de proyectos y nosotros trataremos de ayudarte a solucionarlos.
Mario Santos, Msc, PMP®
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